سكرتيرة تنفيذية

(((هذه الوظيفة خاصة بالسيدات فقط )))

*Executive Secretary, Business coordinator & IT assistant*

المهام الرئيسية

اجتماع. تجهيز قاعة الاجتماع. استقبال المُشاركين في الاجتماع. و توزيع أوراق الاجتماع وتدوين الملاحظات وكتابة محاضر الاجتماعات

تنظيم مواعد الرئيس التنفيذي وتسجيل بيانات الزوار. عرض الأجندة على المدير. تجهيز البيانات للمدير.

ترتيب السفريات

جمع البيانات المُرتبطة بالسفر. عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها. إعداد ملف السفر. إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير. إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المد

تنظيم محفوظات الإدارة

تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات. تصنيف المحفوظات. ترميز المحفوظات. فهرسة المحفوظات. إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة. جلب الملفات عند طلبها.

متابعة أعمال الإدارة

تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة. الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي. اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع. حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.

استخدام تطبيقات الحاسب الآلي

مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word. تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point. إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel. تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look. إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access. تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة. مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.

إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة

إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة. تنسيق إجازات العاملين. رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف العاملين للإدارة المختصة. تنس
- ق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين

وفيما يخص تقنية المعلومات /

التثبيت والتكوين / مساعدة الجمعية بشراء شبكات الكمبيوتر الجديدة ،
تثبيت هذه الشبكة الجديدة وتكوينها حتى يتمكن الموظفون من البدء في استخدامها
تكوين شبكات الكمبيوتر الجديدة لتلائم الاحتياجات الفريدة للجمعية

إعداد الأجهزة الطرفية / يجب إعداد العديد من الأجهزة الطرفية من أجل استكمال شبكة الكمبيوتر. يمكن أن تشمل هذه أشياء مثل الطابعات ولوحات المفاتيح وأجهزة التوجيه وأجهزة المودم والأجهزة الذكية.
إعداد هذه الأجهزة الطرفية والتأكد من أنها عملية وآمنة.

صيانة وإصلاح/ يتعين علية التحقق من شبكة الجمعية بحثًا عن الأخطاء ، وإصلاح الأجهزة الطرفية المعطلة ، ومساعدة الزملاء في استكشاف المشكلات وإصلاحها.

مساعدة العملاء/ الاشراف على استخدام شبكة الكمبيوتر والمنصات الخاصة بالجمعية من قبل العملاء خارج الجمعية ، والإشراف على مركز الرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمشكلات التكنولوجية.

الاحتفاظ بالسجلات والتقارير التفصيلية لتكوينات الشبكة والمواصفات الطرفية والمشكلات والحلول

*المهارات والشهادات*
خبرة ثلاث سنوات في دور مماثل بالإضافة إلى شهادات ودورات في إدارة الأعمال و بكالوريوس تقنية المعلومات

معرفة واسعة بالأعمال الداخلية لشبكات الكمبيوتر ، وكذلك كيفية تشغيلها وإصلاحها
التحليل والعمل مع الأجهزة الطرفية التي ربما لم يسبق لهم رؤيتها من قبل.
الاهتمام بالتفاصيل - اعداد السجلات المفصلة والتعامل مع الشبكات المعقدة للغاية ،
مهارات الاتصال - مع الزملاء والعملاء كتابي وشفوي بشكل احترافي
ال