سكرتير اداري

**الهدف العام من الوظيفة**

**تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.**

**الرئيس المباشر**:
**المدير العام**

**المهام و المسئوليات**:
**1- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب**

**2- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم**

**3- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام**

**4- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا**

**5- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام طرفاً فيها**

**6- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الاجتماع.**

**7- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين.**

**8 - التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا وعند النقص يقوم بتوفيرها**

**9 - كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب.**

**السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية.**

**نطاق المسئولية و الإشراف**:
**السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من**:
1. **عامل النظافة و عامل البوفيه.**

3. **المندوبين بمكتب المدير العام.**

**السلطات و الصلاحيات**:

- السكرتير التنفيذى للإداراة العليا له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق طلب توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق التوصية بالمكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب المدير العام وذلك بعد موافقة رئيسه المباشر.**

**-إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالإدارة العليا.***:

- السكرتير التنفيذى لا ينوب على الإطلاق عن المدير العام و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه.**

**المؤهلات الدراسية**:
**السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يحمل أى من المؤهلات التالية**:
**بكالريوس : إدارة أعمال**

**بكالريوس : نظم معلومات إدارية**

**دبلوم : إدارة الأعمال**

**الخــبرات**:
**السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية**:
**خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن سنتان منها سنة على الأقل فى وضع وظيفى مماثل.**

**اللـغــات**:
**اللغة العربية : بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية.**

**اللغة الانجليزية : جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية.**

**المهــارات**:
**السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية**:
**1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق.**

**2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر**

**3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف وسرعة كتابة باحتراف.**

**4