سكرتير تنفيذي

**إسم الجهة**:
**شركة الاساسية المحدودة
**مسمى الوظيفة الشاغرة**:
**سكرتير تنفيذي**

**مجال العمل**:
السكرتارية والمساندة الإدارية [ **عرض كل الوظائف في هذا التصنيف** ]

**مكان الوظيفة**:
جدة - منطقة مكة

**تاريخ الإضافة**:
11/07/2024

**المهام والوصف الوظيفي**:

- تقديم الدعم الإداري للتقارير التنفيذية والمباشرة، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وترتيب المواعيد، وترتيب السفر، وجدولة الاجتماعات والمكالمات الجماعية (الاستخدام المكثف لبرنامج MS Outlook للجدولة)
- طباعة وتأليف ومراجعة وتصحيح وتحرير وتوزيع المذكرات والتقارير والرسائل والعروض التقديمية والمستندات الأخرى باستخدام معالجة الكلمات أو جداول البيانات أو قواعد البيانات أو تطبيقات برامج العروض التقديمية
- مسؤول عن إدارة المكتب العامة اليومية، والحفاظ على سرية الملفات، وطلب اللوازم المكتبية، ومعدات الكمبيوتر، وتحديث الملفات
- الحفاظ على التواصل المستمر والمنتظم مع المديرين فيما يتعلق بالقضايا الإدارية. مراجعة واعتماد تقرير التاريخ المباشر (DHR) بالعناية الواجبة
- تنسيق الاجتماعات (بما في ذلك إعادة الجدولة والإلغاءات وWebEx وحجز غرف الاجتماعات ومؤتمرات الفيديو وترتيب الصوت والفيديو والطعام حسب الحاجة
- توفير تغطية هاتفية احترافية في جميع الأوقات
- المساعدة في المشاريع الإضافية والمهام الأخرى حسب الحاجة
- الحفاظ على التقويم لفريق القيادة الإدارية وأعضاء مجلس الإدارة
- أداء مهام الدعم الأخرى ذات الصلة مثل تلك المتعلقة باتصالات اجتماعات الموظفين الأسبوعية / الاتصال الهاتفي / إعداد الغرفة
- مساعدة مدير العمليات
- تنظيم مكتب الاستقبال، واستقبال الزوار
- الرد على الهاتف ومهام الاستقبال الأخرى
- إدارة التقويم والسفر
- تنسيق احتياجات الغداء للعملاء والاجتماعات الداخلية
- ضمان ضوابط المستندات الكافية لجميع الاتصالات داخل وخارج المنظمة وضمان وجود نظام أرشفة مناسب

**الشروط والمهارات**:

- درجة جامعية في الحوسبة المكتبية أو الادارة او مايعادلها
- خبرة لا تقل عن 12 سنة في مجال ذات صلة
- معرفة عملية بجميع برامج Microsoft Office (office، excel، power point)
- خبرة في إعداد التقارير وتطوير السياسات
- مهارات تنظيمية متميزة والقدرة على العمل تحت الضغط وفي مواعيد نهائية ضيقة
- إتقان استخدام برامج MS Office؛ ومعرفة برامج إدارة السلامة الأخرى تعتبر ميزة إضافية
- الاهتمام بالتفاصيل، والدافع الذاتي، والعمل بشكل جيد تحت الضغط

**اللغات المطلوبة للوظيفة**:

- الإنجليزية-ممتاز

**نوع الوظيفة**:

- دوام كامل

**نطاق الراتب**:
غير محدد

**بدلات ومزايا أخرى**:

- تأمين طبي للموظف واسرته
- بدل سكن
- مكافآت سنوية
- انتدابات مدفوعة الاجر

**المتطلبات الأساسية**

**الجنس**:
رجال

**هذه الوظيفة متاحة لـ**:
سعودي فقط

**الحد الأدنى لمستوى** التعليم**:
درجة البكالوريوس

**الحد الأدنى لمستوى الخبرة**:
مستوى متقدم (خبرة أكثر من 10 سنوات)