سكرتير تنفيذي جده

تقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الأفراد التنفيذيين
- جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات
- تبليغ المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.
- إدارة اجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها.
- التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن.
- إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة
- ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه
- إعداد التقارير الإحصائية وإدارة جداول البيانات.
- استقبال الزوار وتحيتهم.
- إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص
- تنسيق أنشطة إدارة المكاتب.
- تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك
- إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومتابعة توزيعه والتأكد من تسليمه للمعني شخصيا
- التعامل بحرفية مع الاوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها
- المساعدة في إعداد ميزانية المكتب
- تنظيم وترتيب الانشطة في المناسبات والاحتفالات.
- تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.
- عمل تنسيق وارشفة خاصة بمهمات السفر للمدير المباشر؛ وجمع كافة البيانات الخاصة بها والاحتفاظ بقسائم السفر وعمل سجلات بذلك
- التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر - آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها
- تنسيق اللجان وفرق العمل ومتابعة سير عملها
- نظام حفظ الملفات باستخدام [ تقنية ], ‎Filing system.ترميز المحفوظات.
- متابعة التوجيهات والتعليمات الصادرة من المدير والتي تم احالتها للمسؤولين التنفيذيين.
- استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية.
- توجيه العملاء إلى الجهات المختصة اوالموظف المختص
- الحفاظ على سلامة جميع الأنظمة الإلكترونية ومتابعه صيانتها اولا بأول.
- التوقيع على الطرود البريدية المحمولة جواً.
- العمل خارج اوقات الدوام الرسمي ان تطلب الأمر.
- القيام بأي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها.
- متابعة أعمال الإدارة أول بأول وتحديد الموضوعات التي تحتاج لمتابعة.

**Job Types**: Full-time, Contract
Contract length: 12 months

Application Deadline: 07/09/2022